1. 상황 설명: “계약한 대로가 아니라 추가로 바뀌었으면 합니다”
국내 기계부품 제조사 C사는 유럽 바이어 D사와 스펙 및 납기를 확정하고 계약을 체결했습니다.
하지만 생산 준비가 거의 끝난 시점, 바이어로부터 아래와 같은 요청이 도착했습니다.
📧 [바이어 메일 예시]
Hi C,
We appreciate your production update.
However, our end user now requires an additional hole on the side,
and coating should be changed from black oxide to nickel plating.Please confirm if this can be adjusted before shipment.
Best,
D Co.
생산 중간에 사양을 바꿔달라는 요청, 어떻게 대응해야 할까요?
그대로 수용하면 원가 상승과 납기 지연이 발생할 수 있고, 거절하면 거래 불발이 걱정됩니다.
2. 문제 분석: 범위 관리 실패는 손해의 시작
- 🏗 이미 설비 투입 또는 자재 구매가 시작된 경우 손해 발생
- 💸 사양 변경으로 인한 추가 비용을 수출자가 부담하게 됨
- ⏱ 납기 지연 + 바이어 신뢰도 하락 우려
- ⚖️ 계약서에 ‘사양 확정 기준’, ‘변경 처리 절차’가 없으면 분쟁 확대
즉, 계약서에 명시된 ‘변경 시 조치 프로세스’가 없다면, 대응할 근거도 없이 손해를 감수할 수밖에 없습니다.
3. 실무 시나리오: 이렇게 대응해보세요
📧 [사양 변경 요청에 대한 대응 메일 예시]
Dear D,
Thank you for your update.
We understand the need for change. However, production has already started based on the original confirmed drawing.The requested adjustment (additional hole and coating change) will require new processing and materials, which impacts cost and lead time.
Please find below the revised proposal:
- Additional cost: USD 180 per 100 units
- Revised lead time: +7 working days
Kindly confirm your acceptance.
Best regards,
C Team
4. 실무 문구 템플릿: 사양 변경에 이렇게 대응하세요
| 상황 | 추천 문구 |
| 생산 전 변경 | “We can accommodate the change with minor adjustment.” |
| 생산 중 변경 | “Production has already started, and the change will affect cost and schedule.” |
| 변경 비용 통보 | “The requested modification will require an additional cost of USD XX.” |
| 확정도면 기준 | “As per the confirmed drawing signed on XX, production is based accordingly.” |
5. 사전 예방 팁: 계약서와 견적서에 명시해야 할 항목
- ✅ “사양 확정일 이후 변경 시, 협의 후 비용 및 납기 조정 가능” 조항 삽입
- ✅ 계약서에 “첨부 도면 기준 생산”임을 명확히 하기
- ✅ 견적서에 “추가 가공/변경 시 별도 비용 발생” 문구 포함
- ✅ 납기 조정 범위와 “최대 허용 지연일” 명시
- ✅ 바이어 서명 도면/규격서를 PDF 첨부하여 기준 명확히 하기
✅ 마무리 정리
사양 변경은 어느 거래에서나 발생할 수 있습니다. 중요한 건 대응 기준을 사전에 설정해두는 것입니다.
“계약 체결 = 스펙 확정”이라는 인식을 바이어에게 심어주는 동시에, 변경 시에는 비용·납기 조정이 필요하다는 점을 명확히 전달하세요.
📝 다음 편 예고
📌 3편: 바이어가 클레임을 제기했습니다 – 초기 대응 전략
감정적 대응 대신, 팩트 기반 커뮤니케이션으로 클레임을 관리하는 법을 소개합니다.
📥 바이어 대응 가이드 2편 PDF 다운로드
계약 후 사양 변경을 요청받았을 때, 추가 비용과 납기 지연을 어떻게 조율해야 할지 실전 전략을 담았습니다.
👉 PDF 다운로드 (바이어대응_시나리오_2편_사양변경.pdf)