바이어 첫 메일 작성법 – 영문 견적 메일, 이렇게 씁니다

해외 바이어와의 거래는 첫 이메일에서 시작됩니다. 아무리 좋은 제품을 가지고 있어도, 메일을 제대로 쓰지 못하면 거래 기회조차 잡지 못할 수 있습니다.
이번 글에서는 실무자가 실제 활용할 수 있는 영문 견적 메일(FCO 또는 Offer Letter)의 구성 요소, 문장 예시, 작성 팁을 정리했습니다.

1. 메일 제목부터 전략적으로!

바이어 입장에서는 수십 통의 메일을 받기 때문에 제목이 매우 중요합니다. 아래와 같은 형식이 효과적입니다.

Subject: Quotation for [제품명] – [회사명]
Subject: Best Offer – [상품명], [수량 기준], FOB Busan

팁: 제품명과 조건, 목적지를 간결하게 포함해 ‘내 메일은 견적이다’라는 걸 명확히 전달하세요.

2. 메일 본문의 3단 구성 – 소개 / 제안 / 후속 요청

(1) 간단한 인사 및 소개

Dear [Mr./Ms.] [Name],

Greetings from [회사명], Korea.
We are a manufacturer of [제품명] with over [xx] years of experience.

주의: 너무 길게 설명하지 말고, 제품군과 핵심 특징을 간결하게 전달합니다.

(2) 견적 제안 및 조건 명시

We are pleased to offer you our best price as follows:

Product: [제품명]
Specification: [간단한 사양]
Price: USD [단가] / [단위]
Term: FOB Busan
MOQ: [최소수량]
Lead Time: [예: 3 weeks after order confirmation]
Payment Term: [예: T/T 30% in advance, 70% before shipment]

팁: PDF 견적서를 첨부하면서도, 메일 본문에 요약 견적을 반드시 기재하세요.
바이어는 첨부파일보다 메일 본문을 먼저 봅니다.

(3) 후속 요청 및 응답 유도

Please let us know if you require a formal quotation or any additional information.

We look forward to your kind reply.

Best regards,
[이름 / 직함 / 회사명 / 연락처]

3. 견적서 파일은 어떻게?

견적서는 보통 PDF 형식으로 첨부하며, 다음 항목을 포함해야 합니다:

회사 로고 / 정보
제품 사진 / 사양
단가 및 거래 조건 (FOB, CIF 등)
납기, 결제 조건, 포장 방식 등

TIP: 견적서 파일명은 이렇게 정리하면 좋습니다.
→ Quotation_ABCValve_FOB_Busan_202504.pdf

4. 자주 쓰는 표현 모음 (실무용)

상 황	표 현
견적 제안 시	We are pleased to offer our quotation as below.
가격 협의 시	The above price is negotiable for bulk quantity.
샘플 안내	Free sample is available upon your request, shipping cost on your side.
납기 안내	Lead time is 3-4 weeks after confirmation.
결제 조건	We accept T/T, L/C at sight.

5. 피해야 할 메일 작성 실수

제품 정보 없이 단가만 보내는 경우
→ 바이어는 단가보다 전체 조건을 보고 판단합니다.
전체 문장이 너무 장황하거나, 반대로 템플릿 복사,붙여넣기 처럼 느껴질 때
→ 정중하면서도 '인간적인 느낌'을 주는 문장 흐름이 좋습니다.
"구체 조건 없이 “Please contact us for more info”"만 반복
→ 바이어는 시간 낭비를 싫어합니다. 메일 하나에 필요한 정보는 담아야 합니다.

마무리 – 이메일이 곧 첫인상입니다

해외 바이어에게 보내는 첫 메일은 단순한 커뮤니케이션이 아니라 비즈니스의 첫 관문입니다.
작은 차이가 신뢰감을 만들고, 그것이 거래로 이어집니다.
모범적인 첫 메일과 견적서는, 브랜드와 기업의 인상을 좌우할 수 있는 강력한 수단임을 기억하세요.

다음 편에서는 "첫 거래를 성사시키기 위한 조건 협상 및 샘플 제공 요령"으로 이어집니다.

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