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[산업 특화 무역 전략 #12]바이어와 신뢰가 쌓이는 무역 이메일 문장들

by hoyadad 2025. 4. 7.
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수출 실무에서 바이어와의 첫 소통은 대부분 이메일로 시작합니다.
그리고 거래가 성사되든, 끊기든, 문장의 인상 하나로 갈리는 경우도 많습니다.

특히 밸브, 커플러 같은 산업용 부품 수출은 기술 + 신뢰가 모두 필요한 거래이기 때문에
이메일의 어조, 정보 제공 방식, 대응 속도가 실질적인 “세일즈 전략”이 됩니다.

이번 편에서는 수출 무역 이메일에서 꼭 써야 할 상황별 문장들과 실제 예시를 정리해드립니다.
문장은 간결하게, 메시지는 명확하게, 신뢰는 이메일 속에 담는 것이 포인트입니다.

이메일 보내기

✅ 1. 바이어 첫 접촉 – 신뢰 + 실용 정보 전달

처음 이메일을 보낼 때는 무조건 겸손하면서도 정보는 핵심적으로 전달해야 합니다.

✅ 예시 문장:

Dear Mr. David,

I hope this email finds you well.

We are a manufacturer of industrial valves and couplings based in Korea, with over 15 years of export experience.
I’m reaching out to introduce our CP-series grooved couplings, widely used in fire protection systems.

Please find attached our brochure and product spec sheet.
We would be happy to provide a quotation based on your requirements.

Looking forward to hearing from you.

Best regards,
[Your Name]

💡 포인트 요약:

  • 자신을 길게 설명하지 말고, 제품 중심으로
  • 핵심 문서(브로셔, 스펙시트)는 첨부로 보내고 짧게 언급
  • “판매”보다 “소개”라는 느낌으로 접근

✅ 2. 견적/자료 송부 시 – 정확한 첨부 + 리드타임 표시

바이어가 문의한 뒤 자료를 보내는 단계에서는
명확한 구조 + 요약 문구가 신뢰도를 높입니다.

✅ 예시 문장:

Dear Mr. Ahmed,

Thank you for your inquiry.
Please find below our quotation for the CP-65 couplings:

  • Unit Price: USD 3.80 (FOB Busan)
  • MOQ: 500 pcs
  • Lead Time: 3 weeks after order confirmation

Attached are the detailed spec sheet and quality certificates.
Should you have any questions, please feel free to reach out.

Best regards,
[Your Name]

💡 포인트 요약:

  • 리드타임, 가격, MOQ 등 바이어가 궁금해할 정보 위주로
  • “Attached” 단어를 정확히 사용 (파일명 명시도 좋음)
  • 결론부터 말하고, 배경 설명은 생략

✅ 3. 클레임 대응 – 책임 + 해결 의지를 담은 문장

클레임이 들어왔을 때는 책임 인정 → 해결 제안 → 후속 조치 안내 3단계로 씁니다.

✅ 예시 문장:

Dear Mr. Luis,

We are very sorry to hear about the issue with the CP-50 couplings.
After internal review, we have confirmed that 12 pcs were incorrectly packed.

We will arrange reshipment within 7 days at no extra cost.
Attached is the packing correction plan for your review.

Again, we apologize for the inconvenience caused.
Thank you for your understanding and continued trust.

Best regards,
[Your Name]

💡 포인트 요약:

  • 무조건 “변명”보다 “해결” 중심
  • 재출하 조건, 보완자료 등을 구체적 기한과 함께 안내
  • 마지막 줄은 감사/신뢰의 표현으로 마무리

✅ 4. 후속 대응 (Follow-up) – 부드럽지만 잊지 않게

견적을 보낸 후 1~2주 정도 연락이 없을 때 보내는 이메일은
재촉보다 ‘상기’의 느낌으로 작성해야 합니다.

✅ 예시 문장:

Dear Mr. Sanjay,

I hope everything is going well on your side.
I just wanted to follow up on the quotation we sent last week regarding the CP-65 valves.

Should you need any further information or support, I’d be glad to assist.

Looking forward to your feedback.

Best regards,
[Your Name]

💡 포인트 요약:

  • 기억을 상기시키는 문장 사용 ("Just a quick follow-up")
  • 부담 주지 않는 어조로 마무리
  • ‘무시받는 느낌’ 없는 존중형 문체 유지

✅ 5. 거래 후 관계 유지 – 감사 + 다음 기회 제안

거래가 끝났다고 관계도 끝나면, 반복 발주는 없습니다.
납품 후 이메일 한 통이 다음 거래의 씨앗이 됩니다.

✅ 예시 문장:

Dear Mr. Carlos,

Thank you again for your recent order of 1,200 pcs CP-series couplings.
We hope everything arrived in good condition.

If you have any feedback or further needs, we would love to hear from you.

Looking forward to continuing our cooperation.

Best regards,
[Your Name]

💡 포인트 요약:

  • 감사 인사 → 납품 상태 확인 → 다음 거래 유도
  • “Feedback 환영” 문구로 고객 소통 유도
  • 바이어를 파트너처럼 존중하는 어조 유지

✅  이메일 문장은 기술보다 ‘신뢰’를 말하는 언어다

수출 업무에서 이메일은 단순한 전달 수단이 아닙니다.
신뢰, 속도, 정확성, 프로의식이 드러나는 디지털 명함입니다.

  • 자신감 있게 쓰되, 강요하지 마세요.
  • 친절하게 접근하되, 모호하지 않게 쓰세요.
  • 바이어가 바쁜 만큼, 핵심을 먼저 말하세요.


다음 편에서는
“바이어가 믿고 보는 수출 서류 세트 구성법”
견적서부터 성적서, 라벨링 문서까지 한눈에 정리하는 실전 가이드를 소개합니다.

📂 산업 특화 무역 전략 시리즈

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